Anda seorang peniaga? Dah daftar syarikat sole proprietorship atau milikan tunggal belum? Kalau dah, syabas. Kalau belum, cepat-cepatlah daftar tu ya.

Sama ada anda sudah atau belum daftar syarikat, penyimpanan rekod yang baik adalah penting untuk sesiapa sahaja yang terlibat dalam perniagaan kerana ia memudahkan untuk mengurus aliran tunai anda, memenuhi kewajipan cukai anda dan memahami perkembangan perniagaan anda.

Dengan menyimpan rekod syarikat anda, ia dapat membantu memaksimumkan semua perbelanjaan yang anda tuntut setiap tahun, sekaligus mengurangkan kewajipan cukai anda serta ianya dapat memantau hasil jualan anda.

Wajib Daripada Segi Undang-undang

Setiap perniagaan mesti menyimpan rekod selagi diperlukan oleh undang-undang. Adalah penting untuk berbuat demikian kerana pihak tertentu seperti Lembaga hasil Dalam Negeri atau Jabatan Cukai boleh meminta untuk melihat rekod terdahulu jika terdapat sebarang isu mengenai cukai anda.

Tempoh minimum untuk anda simpan rekod adalah 7 tahun dari tarikh terkini untuk memfailkan pulangan cukai anda. Apa yang perlu anda lakukan, simpan semua dokumen yang mengandungi butiran pembayaran, resit, pembelian kredit dan jualan, aset dan liabiliti. Jika anda tidak dapat menerima resit untuk perbelanjaan, buat nota kemudian catatkan butiran tersebut.

Memudahkan Akauntan Tutup Buku Tahunan

Satu perkara yang pasti, ia dapat membantu akauntan anda dalam pelbagai cara apabila menyiapkan dan mengemas kini akaun syarikat. Salah satunya, ia akan membantu akauntan syarikat untuk menyediakan akaun pada akhir tahun dengan cepat dan cekap.

Ianya disebabkan semua butiran dalam penyimpanan rekod memudahkan akauntan syarikat untuk ‘mengesan’ jualan dan belian untuk tempoh satu tahun keseluruhannya.

Selain itu, menyimpan rekod pasti akan membantu anda menyediakan maklumat yang anda perlukan untuk menguruskan kewangan syarikat anda dengan bijak. Malahan, penyimpanan rekod ini juga secara tidak langsung membantu anda untuk merancang ‘business plan‘ perniagaan anda supaya hasil jualan terus betambah.

Dengan erti kata lain, anda boleh merujuk kembali rekod anda dan meramalkan jualan pada masa akan datang untuk pertumbuhan perniagaan.

Dah Ada Rekod, Boleh Guna Untuk Majukan Lagi Syarikat

Dari perspektif yang lain, menyimpan rekod sebenarnya dapat membantu anda untuk menganalisa syarikat dengan mengenal pasti kekuatan dan kelemahan perniagaan. Ini secara tidak langsung akan membantu menguruskan perubahan dan penambahbaikan dalam perniagaan anda.

Oleh itu, penyimpanan rekod juga berfungsi membantu anda merancang dan memenuhi komitmen kewangan seperti pemiutang atau penghutang. Malahan, rekod perniagaan boleh dikendalikan secara manual, berkomputer atau disimpan dalam talian.

Pastikan sistem yang anda gunakan mudah dioperasikan dan dalam pada masa yang sama, memudahkan urusan perniagaan anda.

Itulah sebabnya mengapa perniagaan mempunyai penyimpanan rekod yang baik dan memfailkannya secara sistematik supaya dapat menjadi rujukan di masa akan datang.