Pernah tak setiap kali anda berurusan dengan pegawai kerajaan, ianya berakhir dengan kekecewaan dek kerana kelewatan mereka memberi maklum balas mahupun ended up dengan langsung tidak ada sebarang tindakan yang dibuat oleh mereka? Atau kadang-kadang ianya berakhir dengan kekecewaan sebab kita sendiri yang tersalah berhubung dengan orang yang sepatutnya.

Artikel hari ini, saya akan kongsikan teknik berkesan untuk berurusan dengan pegawai kerajaan agar anda tidak lagi kecewa.

1. Rekodkan Setiap Tarikh

Sentiasa rekodkan tarikh secara kronologi setiap pertemuan dari hari pertama sehingga selesai. Catatkan nama setiap pegawai yang anda jumpa dan berhubung, apakah cadangan dan resolusi yang boleh dicapai dengan mereka.

Tujuannya ialah agar kita dapat mengelakan communication breakdown. Jika sudah bercakap melalui telefon, catatkan semula apa yang telah dipersetujui menerusi emel agar kedua-dua pihak boleh backtrack semula apa yang telah dibincangkan.

Sebagai contoh, jika di dalam telefon telah dipersetujui bahawa tempoh melengkapkan proses akan mengambil masa lebih kurang 30 hari bekerja, tuliskan semula di emel seperti “ Tuan, perbincangan mengenai urusan hak milik sebentar tadi dirujuk. Seperti yang telah dipersetujui, proses ini akan mengambil masa dalam tempoh 30 hari waktu bekerja.

2. Dapatkan Officer In-Charge (OIC)

Dapatkan nama, nombor telefon dan alamat emel pegawai yang bertugas. Penting juga untuk dapatkan siapakah pegawai lain yang turut sama in-charge terhadap fail anda. Tujuannya, anda boleh terus follow-up dengan lebih berkesan, terus tepat kepada pegawai yang bertugas.

Jadi tidak perlu tunggu lama di talian telefon menunggu dengan pegawai mana yang betul-betul in-charge terhadap fail tersebut.

Malah, adalah lebih baik gunakan emel sebagai alat komunikasi utama berbanding telefon sebab ada bukti berkomunikasi berbanding menggunakan telefon, sebab tidak ada bukti yang kita telah berkomunikasi dengan mereka.

3. Jangan Salah Agensi

Tahu tak di pejabat kerajaan, terdapat terlalu banyak bahagian. Lihat saja di Malaysia ini, ada berapa Kementerian yang diwujudkan. Dalam Kementerian, ada Agensi kerajaan. Daalam Agensi, kadang-kadang ada lagi sub-agensi kerajaan. Selepas itu baru lah ada Jabatan, Bahagian dan Unit bagi perkara yang ingin kita selesaikan. Jadi pastikan anda berurusan dengan Jabatan atau Bahagian yang betul.

Contoh paling mudah, kalau hal berkaitan rasuah dilaporkan kepada pihak Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia (SPRM). Namun, kita juga ada Suruhanjaya Integriti Agensi Penguatkuasaan (SIAP) yang turut berperanan untuk melaporkan kes salah laku rasuah terhadap pegawai penguatkuasa atau agensi penguatkuasaan di Malaysia.

Contoh lain, kita juga ada 2 jabatan kerajaan yang memiliki bidang dan tanggungjawab yang hampir serupa iaitu Jabatan Pengangkutan Jalan (JPJ) dan Suruhanjaya Pengangkutan Awam Darat (SPAD). Beza di antara mereka ialah, JPJ terlibat mengenai perkara berkenaan isu teknikal manakala SPAD melibatkan garis panduan dan polisi mengenai pengangkutan awam.

Oleh itu, pastikan anda berhubung dengan jabatan kerajaan yang betul.

4. Jangan Lupa Beri Penghargaan

Pegawai kerajaan yang terlibat dalam sektor perkhidmatan, mereka tidak ada sebarang produk melainkan memberi perkhidmatan untuk rakyat. Sebab itulah cogan katanya ialah “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”. Malah, jabatan kerajaan yang berfungsi untuk merekrut penjawat awam yang baru, juga dikenali sebagai Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA).

Oleh itu, setiap kali berhubung dengan mereka jangan lupa ucapkan terima kasih. Jika anda rasa tahap perkhidmatan yang diberikan sangat memuaskan, apa salahnya beri ucapan penghargaan setinggi langit. Cuba bayangkan jika setelah anda berhempas-pulas menyiapkan sesuatu kerja dan mendapat ucapan penghargaan, tentunya sedikit sebanyak memberikan erti kepuasan dalam bekerja.

Ditulis oleh Zairul Izzain, beliau pernah berkhidmat sebagai peguam di sektor kerajaan dan swasta. Kini melepaskan dunia kepeguaman dan melibatkan diri secara sepenuh masa sebagai seorang ejen takaful.

Beliau berazam untuk mengubah mindset masyarakat bahawa Takafulism bukan sekadar medical card saja malah mencakupi aspek dunia dan akhirat.

Layari www.zairulizzain.com untuk maklumat lanjut.