4 Teknik Follow-Up Dengan Agensi Kerajaan Yang Berkesan

Sub Topik

Pernah tak setiap kali anda berurusan dengan pegawai kerajaan, ianya berakhir dengan kekecewaan dek kerana kelewatan mereka memberi maklum balas mahupun ended up dengan langsung tidak ada sebarang tindakan yang dibuat oleh mereka? Atau kadang-kadang ianya berakhir dengan kekecewaan sebab kita sendiri yang tersalah berhubung dengan orang yang sepatutnya.

Artikel hari ini, saya akan kongsikan teknik berkesan untuk berurusan dengan pegawai kerajaan agar anda tidak lagi kecewa.

1. Rekodkan Setiap Tarikh

Sentiasa rekodkan tarikh secara kronologi setiap pertemuan dari hari pertama sehingga selesai. Catatkan nama setiap pegawai yang anda jumpa dan berhubung, apakah cadangan dan resolusi yang boleh dicapai dengan mereka.

Tujuannya ialah agar kita dapat mengelakan communication breakdown. Jika sudah bercakap melalui telefon, catatkan semula apa yang telah dipersetujui menerusi emel agar kedua-dua pihak boleh backtrack semula apa yang telah dibincangkan.

Sebagai contoh, jika di dalam telefon telah dipersetujui bahawa tempoh melengkapkan proses akan mengambil masa lebih kurang 30 hari bekerja, tuliskan semula di emel seperti “ Tuan, perbincangan mengenai urusan hak milik sebentar tadi dirujuk. Seperti yang telah dipersetujui, proses ini akan mengambil masa dalam tempoh 30 hari waktu bekerja.

2. Dapatkan Officer In-Charge (OIC)

Dapatkan nama, nombor telefon dan alamat emel pegawai yang bertugas. Penting juga untuk dapatkan siapakah pegawai lain yang turut sama in-charge terhadap fail anda. Tujuannya, anda boleh terus follow-up dengan lebih berkesan, terus tepat kepada pegawai yang bertugas.

Jadi tidak perlu tunggu lama di talian telefon menunggu dengan pegawai mana yang betul-betul in-charge terhadap fail tersebut.

Malah, adalah lebih baik gunakan emel sebagai alat komunikasi utama berbanding telefon sebab ada bukti berkomunikasi berbanding menggunakan telefon, sebab tidak ada bukti yang kita telah berkomunikasi dengan mereka.

3. Jangan Salah Agensi

Tahu tak di pejabat kerajaan, terdapat terlalu banyak bahagian. Lihat saja di Malaysia ini, ada berapa Kementerian yang diwujudkan. Dalam Kementerian, ada Agensi kerajaan. Daalam Agensi, kadang-kadang ada lagi sub-agensi kerajaan. Selepas itu baru lah ada Jabatan, Bahagian dan Unit bagi perkara yang ingin kita selesaikan. Jadi pastikan anda berurusan dengan Jabatan atau Bahagian yang betul.

Contoh paling mudah, kalau hal berkaitan rasuah dilaporkan kepada pihak Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia (SPRM). Namun, kita juga ada Suruhanjaya Integriti Agensi Penguatkuasaan (SIAP) yang turut berperanan untuk melaporkan kes salah laku rasuah terhadap pegawai penguatkuasa atau agensi penguatkuasaan di Malaysia.

Contoh lain, kita juga ada 2 jabatan kerajaan yang memiliki bidang dan tanggungjawab yang hampir serupa iaitu Jabatan Pengangkutan Jalan (JPJ) dan Suruhanjaya Pengangkutan Awam Darat (SPAD). Beza di antara mereka ialah, JPJ terlibat mengenai perkara berkenaan isu teknikal manakala SPAD melibatkan garis panduan dan polisi mengenai pengangkutan awam.

Oleh itu, pastikan anda berhubung dengan jabatan kerajaan yang betul.

4. Jangan Lupa Beri Penghargaan

Pegawai kerajaan yang terlibat dalam sektor perkhidmatan, mereka tidak ada sebarang produk melainkan memberi perkhidmatan untuk rakyat. Sebab itulah cogan katanya ialah “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”. Malah, jabatan kerajaan yang berfungsi untuk merekrut penjawat awam yang baru, juga dikenali sebagai Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA).

Oleh itu, setiap kali berhubung dengan mereka jangan lupa ucapkan terima kasih. Jika anda rasa tahap perkhidmatan yang diberikan sangat memuaskan, apa salahnya beri ucapan penghargaan setinggi langit. Cuba bayangkan jika setelah anda berhempas-pulas menyiapkan sesuatu kerja dan mendapat ucapan penghargaan, tentunya sedikit sebanyak memberikan erti kepuasan dalam bekerja.

Ditulis oleh Zairul Izzain, beliau pernah berkhidmat sebagai peguam di sektor kerajaan dan swasta. Kini melepaskan dunia kepeguaman dan melibatkan diri secara sepenuh masa sebagai seorang ejen takaful.

Beliau berazam untuk mengubah mindset masyarakat bahawa Takafulism bukan sekadar medical card saja malah mencakupi aspek dunia dan akhirat.

Layari www.zairulizzain.com untuk maklumat lanjut.

Dalam ilmu kewangan, kita sering ditekankan dengan pesanan supaya menyimpan wang untuk kegunaan masa hadapan. Pesanan itu tidak salah sama sekali. Namun, dari sudut ekonomi makro, wujud satu fenomena yang dipanggil sebagai ‘Paradox of Thrift’. Jika semua orang, terutamanya mereka yang masih mempunyai pendapatan stabil memutuskan untuk berhenti berbelanja secara drastik, ekonomi tidak akan menjadi lebih kukuh. Sebaliknya, ia akan menjadi lumpuh!

Suntikan tunai daripada perbelanjaan anda sebenarnya adalah minyak pelincir yang menggerakkan enjin ekonomi negara. Jika pendapatan anda tidak terjejas, berikut adalah tiga perkara yang anda perlu teruskan demi kelangsungan ekonomi komuniti.

1. Terus Makan Di Restoran Seperti Biasa

Apabila anda melangkah masuk ke dalam restoran dan memesan sepinggan nasi atau secawan sirap limau, wang tersebut tidak hanya terhenti di tangan pemilik kedai. Ia sebenarnya memulakan satu rantaian ekonomi yang sangat luas.

Sebagai contoh, bayangkan anda membayar RM20 untuk makan tengah hari. Wang itu akan digunakan oleh pemilik restoran untuk membayar bil elektrik kedai, sewa premis dan yang paling penting adalah gaji para pekerja. Pekerja tersebut pula akan menggunakan gaji mereka untuk membeli barangan keperluan harian di pasar raya. Selain itu, pemilik restoran juga perlu membayar pembekal ayam, sayur dan beras di pasar borong.

Jika anda dan ramai lagi orang lain berhenti makan di situ, rantaian ini akan putus. Pembekal sayur akan kehilangan pembeli dan pekerja restoran mungkin kehilangan pekerjaan. Ekonomi adalah satu kitaran yang saling berkait.

2. Terus Membeli Di Gerai Tepi Jalan

Peniaga marhaen atau peniaga kecil biasanya tidak mempunyai simpanan tunai yang besar seperti syarikat korporat. Mereka sangat bergantung kepada aliran tunai harian untuk meneruskan hidup.

Ambil contoh seorang peniaga goreng pisang di simpang jalan. Pelanggan utama mereka mungkin terdiri daripada pekerja pejabat di kawasan sekitar yang masih mempunyai gaji tetap. Jika semua pelanggan ini memutuskan untuk berhenti membeli kerana terlalu panik, jualan peniaga tersebut akan jatuh menjunam.

Kesannya, peniaga kecil ini tidak lagi mampu untuk membeli bahan mentah daripada pembekal lain atau membayar keperluan sekolah anak-anak mereka. Apabila peniaga kecil tidak mempunyai kuasa beli, ekonomi di peringkat akar umbi akan mula mati secara perlahan lahan.

3. Terus Gunakan Perkhidmatan Penghantaran Makanan

Mungkin ada yang berasa bersalah untuk memesan makanan melalui aplikasi seperti Grab atau Foodpanda kerana dianggap membazir kos penghantaran. Namun, sedarilah bahawa dalam situasi ekonomi yang mencabar, sektor ekonomi gig adalah penyelamat utama bagi mereka yang telah kehilangan pekerjaan tetap.

Misalnya, anda memesan makanan secara segera kerana tidak sempat memasak atau ada urusan penting. Wang yang anda belanjakan itu bukan sahaja memberi keuntungan kepada vendor makanan, tetapi ia memberikan pendapatan langsung kepada rider yang menghantarnya.

Bagi anda, caj penghantaran mungkin sekadar beberapa ringgit sahaja. Tetapi bagi seorang rider, itulah modal untuk mereka mengisi minyak motosikal dan menyediakan makanan di atas meja untuk keluarga mereka. Dengan terus membuat pesanan, anda sedang memastikan ekosistem logistik ini terus bernafas.

Berjimat Biar Bertempat

Kita perlu bijak membezakan antara amalan berjimat dengan tindakan berhenti berbelanja. Berjimat bermaksud anda mengurangkan pembelian barangan mewah yang tidak perlu seperti gajet terbaharu atau barangan berjenama.

Memang benar, mengurangkan pembelian gajet atau barangan mewah mungkin menjejaskan pekerja di sektor tersebut. Namun, dalam fasa menghadapi krisis, keutamaan kita adalah pada keperluan asas dan ekonomi tempatan.

Wang yang dibelanjakan di gerai nasi lemak atau restoran tempatan berpusing lebih cepat dalam komuniti setempat berbanding pembelian barangan import yang keuntungannya akan mengalir ke luar negara. Pekerja kedai gajet mungkin terkesan, namun kerosakan ekonomi adalah jauh lebih parah jika peniaga makanan dan pembekal bahan mentah (nadi utama rakyat) yang tumbang dahulu.

Jika anda masih mempunyai slip gaji yang stabil dan aliran tunai yang sihat, jadilah wira ekonomi yang tidak didendang. Teruskan menyokong peniaga marhaen di sekeliling anda.

Artikel Terkini

Social Connect